Tout pour se lancer dans l’événementiel PRO !

Voici l’essentiel de ce qu’il faut savoir sur les agences d’évènementiel et sur les services qu’elles proposent.

définition

Agence d’évènementiel

L’organisation de tout évènement nécessite une grande préparation. Les travaux à mener augmentent davantage quand il s’agit d’un évènement de grande envergure ou quand le nombre d’invités est important. Heureusement, il existe des entreprises qui peuvent vous aider dans les préparatifs afin de vous alléger la tâche

Une agence d’évènementiel est une structure spécialisée dans l’organisation de plusieurs types d’évènements.

Structuration des équipes

Métiers de l’événementiel

Ces structures sont souvent créées et gérées par des professionnels aguerris. On y trouve des spécialistes de différents domaines. Même si chaque agence a son organisation, il y a des personnes clés qu’on y retrouve.

En plus d’un chef de projet, l’équipe est aussi dirigée par une chargée de clientèle et un gestionnaire des relations commerciales. Chaque membre a un rôle prédéfini. Dans les grandes agences, on engage des personnes capables de faire preuve de créativité pour qu’elles proposent des idées nouvelles.

Il faut noter que d’autres postes peuvent être ajoutés en fonction des moyens de l’entreprise. En ce qui concerne les appellations des responsables de chaque poste, elles peuvent aussi connaître des modifications.

Chef de projet

Ce rôle est central et implique la gestion de l’ensemble du projet, de la conception à la réalisation. Le chef de projet travaille sur le budget, la planification, la coordination avec les prestataires, et assure le suivi du projet jusqu’à son achèvement.

Chargé de clientèle

Le chargé de clientèle dans une agence événementielle est le principal interlocuteur des clients et joue un rôle crucial dans la gestion et la satisfaction des clients. Il forme souvent un binôme avec le chef de projet événementiel.

Directeur de création

Responsable de la conception artistique et créative des événements, le directeur de création propose des idées innovantes et veille à ce que l’événement soit visuellement attractif et mémorable. Sur certains events, il peut s’adjoindre d’un scénographe.

Responsable logistique

Chargé de toute l’organisation pratique, le responsable logistique gère les aspects techniques tels que la sonorisation, l’éclairage, la mise en place des équipements, et la coordination des différents fournisseurs

Chargé de communication

Ce professionnel assure la promotion de l’événement, en s’occupant de la stratégie de communication, des relations publiques, et de la gestion des médias sociaux pour garantir une visibilité maximale.

Designer graphique

Ce professionnel crée les éléments visuels pour l’événement, tels que les affiches, les bannières, les invitations et tout autre matériel de communication visuel. Il peut également concevoir tous les supports graphiques pour les réseaux sociaux.

Un activité variée

Types d’évènements à organiser

Les agences d’évènementiel travaillent avec les entreprises comme avec les particuliers. Elles s’intéressent à toutes les manifestations qui ont pour but d’informer ou de communiquer sur des produits ou des services. Il en est de même pour celles qui favorisent l’échange de savoir, la mise en réseaux ou le recrutement des talents ou employés. Vous pouvez également les solliciter pour les fêtes de remerciement ou pour l’organisation des activités de motivation ou de distinction du personnel.

C’est le cas des salons, des congrès, des meetings, des conférences, des tournées, des campagnes de vente d’un produit, etc. Il peut s’agir aussi de l’organisation d’un gala, d’une soirée entre professionnels, d’un street marketing, etc.

Pour le compte des évènements personnels, vous pouvez solliciter leur expertise pour vos fêtes et vos réceptions. Les agences d’évènementiel s’occupent à tous les moments de réjouissance. Il peut s’agir de l’organisation d’un mariage, d’une communion ou d’un baptême, d’un anniversaire, etc. Il existe des agences d’évènementiel spécialisées dans le domaine digital.

événements corporate

Salons
Congrès
Conférences
Team building
Incentive

événements privés

Mariages
Anniversaires
Réceptions
Fêtes
Communion / baptème

événements culturels

Festivals
Tournées
…

Prestations à confier aux agences événementielles PRO

Quelques services proposés

Les activités que vous pouvez confier aux agences d’évènementiel sont très variées. Mais, vous devez savoir que tout part de vos attentes. En fonction de cela, elles élaborent d’abord un cahier de charge comprenant les objectifs à atteindre.

Sur cette base, l’agence vous proposera la liste des activités à mener à chaque étape (avant, pendant et après) de l’évènement. Ensuite, elles font l’inventaire des outils ou matériels à utiliser, puis s’assurent de les apprêter. C’est cela qui influencera le budget prévisionnel qu’elles vous élaborent elles-mêmes.

Lorsque le budget ne convient pas à vos attentes, il est possible de solliciter des conseils et des suggestions d’un expert. Son rôle est de vous aider à harmoniser votre budget avec vos besoins. Après cette étape, les agences réalisent ou coordonnent toutes les prestataires qui travaillent sur l’évènement. Il s’agit surtout des loueurs de salles ou de places de fête, l’impresario, les décorateurs, les agences de sécurités, etc.

Cette procédure est celle qu’on recommande aux entreprises qui souhaitent confier l’organisation d’un évènement ayant un objectif commercial.

Sélection des prestataires

Votre spécialiste de l’événementiel possède le carnet d’adresses et l’expertise pour sélectionner les meilleurs prestataires pour votre event.

Il faut préciser que vous pouvez confier juste une partie de l’organisation de votre évènement à l’agence. Puis, vous vous occuperez du reste.

Communication

Enfin, les agences dans l’évènementiel s’occupent du volet communication de l’évènement. Un professionnel se charge de l’impression des invitations et de la mobilisation des invités. Ces agences peuvent créer vos supports marketing et communiquer sur l’évènement grâce à différents canaux.

Suivi du bon déroulement

Le chef de projet, quant à lui, s’assure que tout se déroule comme prévu le jour de l’évènement. S’il y a des hôtesses, des serveuses ou des régisseurs son et lumière à coordonner, il s’assure de leur mise en place. De même, il installe et vérifie la qualité de tout le matériel à exploiter.

Feedback sur l’événement

Au-delà du suivi de l’évènement, vous avez droit à un feedback ou un rapport à la fin.

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Les avantages qu’offre une agence d’évènementiel

Autrefois, les entreprises avaient des départements en interne pour s’occuper de ces types d’activités. Mais, depuis un bon moment, elles préfèrent tout confier aux agences d’évènementiel. En effet, les agences sont capables de s’adapter aux différents changements auxquels on assiste dans le secteur de la communication.

Elles disposent de professionnels passionnés par le métier qui savent faire preuve d’innovation en fonction de la tâche à accomplir. Lorsqu’elles sont associées au projet dès le départ, elles apportent leur expertise durant le travail préparatoire avec vous. Elles peuvent aider à mieux exprimer vos besoins, à les classer par ordre de priorité et à trouver les solutions adaptées.

En plus, leur stratégie de communication tient compte des politiques mises en place dans votre entreprise. Il y a donc de nombreux avantages dans plusieurs domaines, que vous soyez une entreprise ou un particulier.

Premièrement, les services que proposent les agences d’évènementiel prennent en compte plusieurs volets de l’organisation. Vous n’avez plus à vous occuper de la logistique, des finances et de certaines démarches administratives. Vous économisez du temps et vous devenez plus productifs dans l’exercice de vos autres travaux.

Deuxièmement, elles sont aptes à apporter une forte valeur ajoutée à vos manifestations, quel qu’en soit le type. Leur mode de fonctionnement s’adapte à vos besoins et vos moyens, ce qui vous épargne des dépenses inutiles.

Troisièmement, les agences veillent au grain jusqu’à la fin de la collaboration. En cas de problèmes, elles vous proposent immédiatement un plan B. Grâce aux agences spécialisées dans le digital, il est facile d’attirer l’attention de vos cibles et de faire accepter vos produits. Vous pouvez ainsi augmenter votre chiffre d’affaires sur une longue durée.